Cursogramas

DEFINICIÓN

Los cursogramas son herramientas de trabajo que representan gráficamente el movimiento de los documentos correspondientes a un procedimiento, incluyendo acontecimientos, acciones y operaciones en el proceso.

Ayudan a visualizar el recorrido de procedimientos, analizar rutinas y detectar falencias y modificar procedimientos establecidos. Sirven para documentar la información reunida en un relevamiento, las secuencias de actividades para la elaboración y estudio de proyectos informáticos y por último, las normas de procedimientos en una organización.

VENTAJAS

  • Detectar errores en los procedimientos y controles.
  • Detectar inconsistencias en los procesos.
  • Facilita la visualización de los procedimientos y responsabilidades.

LIMITACIONES

  • Deber ser actualizado para estar al tanto con la dinámica del sistema.
  • Las normas no especifican como manejar información de faxes, email, llamadas telefónicas, etc.
  • No permite visualizar todos los procesos: dependencia entre procesos, procesos informales, jerarquías entre procesos, órdenes verbales e información relevante no documentada.
  • No diferencia archivos lógicos de físicos.
  • Realidad limitada del analista.

EJEMPLO DE UN CURSOGRAMA Y CÓMO SE LEE

ScreenHunter_211 Oct. 16 23.36

“El cliente llega con una Orden de Compra y la entrega en Recepción. Se desconoce qué es lo que hace Recepción con la Orden de Compra entregada por el Cliente”.

OTRO EJEMPLO: ¿Cómo lo leería ud.?

Organigramas

Definición : Un organigrama es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas. La mayoría de las estructuras organizacionales son demasiado complejas para transmitirse verbalmente. Por esta razón, es que se utilizan herramientas para su representación y así simplificar la realidad.
Simbología
Entegrama: representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal.
Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción.
Se recomienda que todos los entegramas tengan la misma medida.ScreenHunter_200 Oct. 16 20.11Líneas de autoridad o dependencia jerárquica: son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entegramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical.ScreenHunter_201 Oct. 16 20.12Líneas de dependencia funcional: son aquellas que relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entegramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal.ScreenHunter_202 Oct. 16 20.12Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o de staff: si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales, en razón de asistencia técnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.ScreenHunter_203 Oct. 16 20.12Se utilizan en los casos en que se quiera representar una relación líneo-funcional, líneo-asesora o de staff.ScreenHunter_204 Oct. 16 20.15En un organigrama, la diferencia entre la línea llena y la línea punteada radica en el
vínculo jerárquico y la responsabilidad, es decir, la línea llena representa la autoridad jerárquica y la responsabilidad formal; la línea punteada simboliza a la estructura funcional: auditorías, asesorías, staff, etc.
Formas de graficar un organigrama: Al momento de graficar un organigrama, se pueden seleccionar distintas maneras de hacerlo, cada una con sus ventajas y desventajas. A continuación indicamos algunas:
Disposición Piramidal Vertical: Se visualiza la estructura formal como una pirámide con los cargos jerárquicos superiores ubicados en la parte superior.ScreenHunter_205 Oct. 16 20.18Disposición Piramidal Horizontal: Se genera de izquierda a derecha, haciendo coincidir el vértice de la pirámide (donde se representa la posición de mayor jerarquía) con el extremo izquierdo del diagrama.ScreenHunter_206 Oct. 16 20.19También existen la disposición circular y semicircular.
Otras formas de graficar un organigrama: Generalmente no es conveniente mezclar los diferentes tipos de graficación en un mismo organigrama. No obstante, algunos autores utilizan esta metodología. Así mismo se pueden encontrar representaciones equivalentes que se pueden utilizar en un organigrama.ScreenHunter_209 Oct. 16 20.19Convenciones y reglas importantes al momento de trabajar con un organigrama
1. Se recomienda que todos los entegramas sean del mismo tamaño.
2. En los organigramas verticales, el mayor nivel jerárquico se encuentra en la parte superior.
3. Los entegramas del mismo nivel jerárquico se grafican a la misma altura.
4. No puede haber entegramas aislados.
5. En los organigramas verticales, a un entegrama se podrá llegar o salir de él por una sola línea de dependencia jerárquica, por el lado superior o por el lado inferior, respectivamente.
6. Las líneas de dependencia jerárquica no deberán entrecruzarse.
7. Las líneas de dependencia jerárquica se grafican con líneas llenas.
8. En los organigramas verticales, las líneas de dependencia funcional se grafican con líneas de puntos, siempre horizontales y llegan o salen de los entegramas por los lados izquierdo o derecho.
9. No puede haber un entegrama que tenga una línea que se conecte con nada.
10. En los organigramas verticales, el gráfico general debe parecer una pirámide.
11. Se recomienda no mezclar las distintas formas de graficar un organigrama.
12. Siempre que la organización sea una S.A. deben graficarse la AGA (Asamblea General de Accionistas) y el Directorio.
13. Las secretarias (sin acento) no se grafican (distíngase las Secretarías (con acento) – por ej. Secretaría de Asuntos Estudiantiles –, que sí se grafican; de las secretarias que cumplen la labor de asistentes de sus jefes).
14. Jerarquía sugerida por el curso (de mayor a menor): Gerente General, Gerencias, Departamentos, Secciones, Oficinas.
15. Para luego poder relevar nuevamente, se deben marcar en el organigrama y escribir al pie del mismo, aclaraciones referidas a los siguientes casos: Razones por las que se agregan entegramas que no están mencionados explícitamente.  Casos ambiguos, aclarando la opción elegida y las razones por las que se eligió.
Ejemplo de organigrama
ScreenHunter_210 Oct. 16 20.31

 

 

 

Liderazgo

¿Qué es el liderazgo?

Distintos autores lo definen como:

Definición 1: “Liderazgo es el hecho de influir en otras personas y de que éstas te sigan, es ya una acción de liderazgo y viene a ser como el ejercicio de la autoridad, para que la gente, ya sea en grupo grande o pequeño, se oriente para conseguir una meta en común”.

Definición 2: “Liderazgo es aquella influencia que es positiva para todo el grupo, es decir, que ayuda al grupo a llevar a término su propósito, a conseguir objetivos, a mantener un buen funcionamiento, y a adaptarse a su entorno”.

Se hace necesario que los directores de las organizaciones o todo aquel con personas a su cargo sea al mismo tiempo líder. Que ejerzan al mismo tiempo poder institucional y poder personal. Asimismo el liderazgo no es la función exclusiva del gerente, debe combinarla con otras como planificar, controlar, tomar decisiones, etc.

Capacidades deseables de un líder

El líder, como responsable que tiene la capacidad de coordinar, organizar y sobretodo, motivar a un equipo de gente para que sigan su visión y consigan sus objetivos y metas, ha de reunir tres capacidades para poder crear, consolidar e incrementar su posición. Estas tres capacidades son:

  • Capacidad técnica: que supone un conocimiento alto del trabajo a realizar.
  • Capacidad humana: que hace referencia básicamente al trabajo con personas, y que le permite manejarse con soltura ante las actitudes, opiniones y suposiciones de otras personas o grupos, así como intuir y mostrar sensibilidad hacia sus sentimientos, lo cual le permite influir en su conducta.
  • Capacidad intelectual: En el sentido de saber contemplar la empresa como un todo y en la captación de todos los elementos relevantes que pueden influir en ella.

Estas tres capacidades están muy relacionadas entre sí, de forma que resulta difícil determinar dónde acaba una y dónde empieza otra ya que están unidas de manera sistemática.

En los niveles directivos más altos, la capacidad intelectual es la más importante de todas, pues es la más capacitada para crear la visión de la empresa, la cultura, la organización y todos sus elementos intangibles.

En los niveles directivos más bajos, se necesitan, ante todo, capacidades técnicas y humanas por el mayor contacto entre jefes y subordinados.

Estilos de liderazgo

  • Autoritario

El líder determina todas las normas. Las fases de actividad aisladas, así como las técnicas a utilizar se determinan por el líder a corto plazo: los procedimientos ulteriores no se aclaran en absoluto. El líder determina las tareas de los miembros aislados del grupo y forma los grupos de trabajo propiamente dichos. El líder está personalmente para la alabanza o crítica del trabajo de los  miembros del grupo, no toma parte en su trabajo, aunque sea para aclarar cosas. Se muestra más bien amistoso o impersonal que enemigo.

Aparecen reacciones de frustración y agresión , conductas restrictivas de desinterés, apatía y tendencia a huir. Las relaciones son difíciles y no se desarrolla una conciencia grupal. Se manifiesta una notoria sumisión ante el líder.

El rendimiento aunque es alto al principio, va disminuyendo como consecuencia de la frustración creciente y las reacciones defensivas que se generan.

  • Democrático

Todas las normas se discuten y se determinan en el grupo, el líder da orientaciones y apoyo. En la primera discusión del grupo se define un ámbito general del complejo de actividad conjunto, se muestran los pasos más importantes para la consecución de los objetivos: en caso de necesidad el líder propone dos o más procedimientos, entre los cuales el grupo puede decidir. Los miembros del grupo se dividen espontáneamente en subgrupos y auto-determinan las tareas individuales. El líder juzga objetivamente los trabajos individuales, intenta valer como miembro regular del grupo, sin realizar personalmente demasiadas tareas. Las relaciones recíprocas son buenas, hay contactos espontáneos y trato mutuo amistoso. La conciencia de grupo es fuerte y la relación con el líder, que es tomado como un igual, es satisfactoria. Los resultados iniciales son algo inferiores, pero luego se incrementan, y muestran mayor originalidad por poder expresar libremente las ideas y estimular la creatividad.

  • Liberal

Los miembros del grupo toman decisiones libres sin la participación del líder. El líder reúne todas las informaciones necesarias y las mantiene disponibles por si se necesitan, sin embargo, no influye en absoluto en la discusión propiamente dicha. El líder no interviene en la formación de grupos n en la división de tareas. Si no se solicita, raramente hace comentarios sobre los resultados de los miembros del grupo, ni intenta formar parte en el trabajo del grupo o participar en su actividad. Aparecen camarillas y rivalidad. El grupo está desorganizado. Los resultados son muy bajos.

Aunque inicialmente todo avalaba la hipótesis de que el estilo democrático era más eficaz, posiblemente basada en lo que era deseable socialmente, pronto distinto estudios demostraron que no era así. No era mejor lo democrático cuando el tiempo era un factor determinante, pues el requerido para llegar a consensos restaba eficacia. También se demostraba menos eficaz si la tarea era difícil y en algún estudio se determinó que el estilo autoritario era superior en todos los sentidos. Todo dependía de los criterios de la  efectividad considerados.