Manuales de organizaciones

La ciencia de la administración, a lo largo de años de administración, ha creado herramientas que contribuyen al logro de la eficacia en la sistematización organizacional.

DEFINICIÓN

«El manual es un cuerpo sistemático que indica las actividades que deban cumplir los miembros de una organización y la forma en que deben ser ejecutadas por las personas responsables».

Los manuales son instrumentos importantes que permiten que los miembros de una organización puedan conocer aspectos tales como funciones, objetivos, políticas, normas, procedimientos, etc.

VENTAJAS

Fuente de información.
Evitan malentendidos.
Coherencias entre las normas y la práctica.
Unificación de terminología técnica.
Eliminan la improvisación.
Ahorro de tiempo.
Aumento de eficacia.
Útiles en el entrenamiento de nuevos empleados.

LIMITACIONES

No solucionan los problemas.
Elevado costo de confección.
Requieren actualización permanente.
Falta de precisión en los muy sintéticos o los muy detallados.
Limitan la iniciativa del personal.
Necesidad de cuidado en la redacción.

TIPOS DE MANUALES

Manual de organización: Describe objetivos, funciones, autoridades y responsabilidades. Se vale del organigrama. Definición clara de los objetivos generales. Detalle sobre atribuciones y limitaciones.
Manual de políticas: Describe los lineamientos de los ejecutivos. Acelera la toma de decisiones. Descentralización. Aspectos relacionados con el área. Facilita su evaluación.
Manual de procedimientos y normas: Describe los procedimientos de las actividades. Se vale de los cursogramas. Menciona normas de funcionamiento.
Manual para especialistas: Describe normas e instrucciones de determinado tipo de actividad. Sirve de consulta para la ejecución de tareas. Permite el entrenamiento y la capacitación.
Manual de empleados: Permite un rápido entrenamiento del empleado nuevo. Contiene información interna de la organización: reseña histórica, objetivos generales, actividades, autoridades, incentivos y sanciones, derechos y obligaciones, servicios, normas, etc.
Manual de propósitos múltiples: Describe varias actividades a la vez. Se utiliza cuando la estructura es simple o pequeña.